Planejamento e metas: 2 ferramentas para gestores de empresas

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Quanto tempo você investe no planejamento da sua empresa ou equipe? É muito comum que gestores e diretores sejam as pessoas mais ocupadas de uma empresa, sempre envolvidas em diferentes áreas e com as maiores responsabilidades. O volume de tarefas muitas vezes inibe algo muito importante: o planejamento. Parece ser difícil ter tempo para planejar, mas esta deveria ser uma tarefa prioritária.
 
Abraham Lincoln tem a frase certa para entender a importância de planejar:
“Se tivesse seis horas para derrubar uma árvore, eu passaria as primeiras quatro horas afiando o machado.”
 
Podemos dividir essa frase em 3 diferentes pontos: objetivo, planejamento e ação.
 
O objetivo é simples, cortar a árvore. Para cortar a árvore é necessária uma ferramenta, o machado, que, conforme o planejamento, estaria afiado, e sem planejamento estaria como uma faca cega. Em um cenário hipotético, um machado cego, mesmo que trabalhando por seis horas, talvez não conseguisse cortar a árvore. Assim como afiar o martelo facilita o corte na árvore, planejar os passos de uma empresa economiza tempo e esforço.
 
Ainda dentro da frase do corte da árvore, a falta de planejamento poderia trazer: cansaço, esforço inútil, atraso, frustração e o não cumprimento do objetivo. E são exatamente essas mesmas coisas que podem acontecer sem um planejamento claro.
 
Traçar objetivos e planejar como serão atingidos é tão importante quanto agir. Por isso, esse artigo traz 2 ferramentas para gestores de empresas e empreendedores que desejam melhorar seus resultados, utilizadas por grandes companhias no mundo todo.
 
 
Análise SWOT
 
Para traçar seus objetivos é necessário identificar diversas características da sua empresa, nós indicamos a análise SWOT para esta primeira etapa. SWOT é a sigla em inglês para Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças, características divididas entre fatores internos e externos à organização:
 

Fatores positivosFatores negativos
Fatores internosForçasFraquezas
Fatores externosOportunidadesAmeaças
 
Antes de mais nada, abra um documento, um bloco de notas ou uma planilha para anotar cada uma dessas características. Desenvolvemos um modelo em planilha que você pode acessar clicando aqui.
 
Passo 1: Entenda como você fará a definição de cada quadrante:
 
Forças: quais são os fatores internos positivos da sua empresa? Você pode fazer as seguintes perguntas para elencar suas forças:
  1. – Quais são nossos melhores produtos?
  2. – Quais são nossos diferenciais em relação a concorrência?
  3. – O que oferecemos de solução aos clientes?
  4. – Quais são as atividades melhor desempenhadas?
 
Fraquezas: quais são os fatores internos negativos da sua empresa? Você pode fazer as seguintes perguntas para elencar suas fraquezas:
  1. – Quais são nossos piores produtos?
  2. – O que deixa nossos clientes insatisfeitos?
  3. – Por que o cliente escolhe a concorrência?
  4. – As equipes são capacitadas para realizar o trabalho?
 
Oportunidades: quais são os fatores externos positivos da sua empresa? Lembre-se que os fatores externos não estão sob o controle da sua empresa, por isso, podem variar. Você pode fazer as seguintes perguntas para elencar suas oportunidades:
  1. – Quais os pontos fracos da concorrência?
  2. – O cenário econômico apresenta alguma vantagem?
 
Ameaças: quais são os fatores externos negativos da sua empresa? Você pode fazer as seguintes perguntas para elencar suas ameaças:
  1. – Quais são os pontos positivos da concorrência que a sua empresa não tem?
  2. – O cenário econômico traz prejuízo à empresa?
 
 
Depois de elencadas todas as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças, avance para o segundo passo.
 
 
Passo 2: defina o que fazer para alcançar os objetivos.
 
Neste passo você deve responder as seguintes perguntas:
  1. – O que fazer para potencializar as forças da empresa?
  2. – O que fazer para neutralizar as fraquezas da empresa?
  3. – O que fazer para aproveitar as oportunidades da empresa?
  4. – O que fazer para acabar com as ameaças da empresa?
 
No nosso modelo gratuito de análise SWOT escrevemos alguns exemplos que podem te ajudar a responder essas perguntas. Atenção: não confunda o que fazer com como fazer.
 
Somente após definir o que sua empresa ou time precisa fazer, descreva como será alcançado e qual o prazo para a realização desse objetivo. Confira abaixo um exemplo:
 
Exemplo: o que fazer para neutralizar a fraqueza “baixo engajamento do time comercial”.
Objetivo: Aumentar o engajamento do time comercial.
Como fazer: Fazer reuniões semanais com acompanhamento de métricas e compartilhamento de ideias.
Prazo: iniciar até julho de 2020.
 
Entende como fica mais fácil definir objetivos e como alcançá-los quando você conhece exatamente os pontos que precisam ser melhorados?
 
Com todas essas informações anotadas, seu planejamento ficará muito mais fácil de ser executado. A análise SWOT permitirá que sua empresa esteja mais preparada para enfrentar os fatores externos e tomar decisões cada vez mais seguras.
 
 
OKRs – Objectives and Key Results
 
Com os objetivos definidos, prazos estabelecidos e o passo a passo de como chegar lá estabelecido, é preciso também entender como saber se o objetivo foi alcançado ou não.
 
A metodologia OKR foi desenvolvida pelo presidente da Intel nos anos 70 com o objetivo de se adaptar rapidamente às mudanças que o mercado trazia. Usando essa metodologia você será capaz de estabelecer um processo de gestão e desempenho de forma estruturada, alinhar a comunicação entre diferentes times e colaboradores, tornar os objetivos e a cultura da empresa mais claros para o colaborador e, principalmente, mostrar ao colaborador como suas tarefas são importantes para o bom desempenho da equipe.
 
Logo acima, quando falamos sobre a análise SWOT, mostramos que com ela você descobrirá os objetivos da sua empresa. Esse é o primeiro passo da metodologia OKR!
 
Passo 1: objetivos. O que quero alcançar?
Passo 2: resultados-chave. Como posso mensurar o que alcancei?
 
Caso você não queira realizar a análise SWOT para usar a metodologia OKR, não há problema, não é um passo obrigatório, mas você deve sim elencar os objetivos que a sua empresa quer alcançar. Pense em objetivos qualitativos e operacionais.
 
Os resultados-chave (KR) são os critérios pelos quais você avaliará se os objetivos foram cumpridos e, segundo a metodologia OKR, é obrigatório que sejam quantitativos. Por exemplo: no setor comercial da empresa, o objetivo é fazer com que a empresa seja gerar mais receita, então um dos resultados-chave desse objetivo pode ser aumentar em 50% o número de clientes do ramo.
 
Nós também desenvolvemos um modelo de OKRs para você utilizar na sua empresa, para acessar basta clicar aqui.
 
Os OKRs também podem ser divididos em diferentes níveis: nível organizacional, com objetivos gerais para toda a empresa; nível departamental, com objetivos definidos por equipes (como utilizamos no exemplo acima); e o nível individual, com objetivos definidos para cada colaborador.
 
Nível organizacional
Os OKRs organizacionais guiarão toda a empresa para a melhoria do desempenho. Eles devem ser anuais, semestrais ou trimestrais. Confira um exemplo abaixo:
 
OKR: Expandir os negócios a nível internacional
KR 1: Ter pelo menos 5 novos clientes em outros países.
KR 2: Ter vendas internacionais acima de R$1 milhão. 
KR 3: Aumentar em 30% o número de oportunidades internacionais.
 
Nível departamental
Os OKRs de um departamento devem ser mais específicos que os organizacionais, já que cada time tem uma área de atuação. Eles devem ser trimestrais, mensais ou quinzenais. Confira um exemplo abaixo de um time de “Sucesso do Cliente”:
 
OKR: Ser referência no relacionamento pós-venda
KR 1: Alcançar NPS de 80 com os clientes.
KR 2: Coletar 50 depoimentos positivos.
KR 3: Responder 100% das reclamações em até 24 horas.
 
Nível individual
Os OKRs individuais devem focar no desempenho individual do colaborador. Eles devem ser trimestrais, mensais ou quinzenais. Confira um exemplo abaixo de um colaborador com cargo de “Vendedor”:
 
OKR: Ser o melhor vendedor
KR 1: Fechar 5 novos contratos com novos clientes.
KR 2: Fazer upsell com 10 clientes atuais.
KR 3: Obter certificado de Social Selling.
 
 
Os objetivos não serão alcançados de um dia para o outro, certamente. Por isso você também deve fazer um acompanhamento do andamento desses objetivos semanalmente ou quinzenalmente, dessa forma pode identificar falhas, melhorias, objetivos alcançados antes do prazo ou até mesmo um objetivo impedido de ser alcançado por um fator imprevisto.
 
 
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