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Você já se pegou pensando, no final do dia, onde foi que investiu todos os seus esforços? Já se sentiu exausto mesmo sem ver nenhum resultado? Isso significa que você precisa administrar melhor as suas prioridades.


Para fazer uma boa gestão de prioridades é necessário primeiro entender a diferença entre o que é urgente e o que é importante. Muitas vezes relacionamos esses dois termos como sendo a mesma coisa, “se é urgente, é importante” ou “se é importante, é urgente”, mas há muita diferença entre essas duas palavras.


Qual é a diferença entre urgência e importância

Uma tarefa urgente precisa de atenção imediata, deve ser feita “pra já”, em modo reativo, trabalhando na defensiva, com a preocupação da entrega e com pressão.


Uma tarefa importante contribui a longo prazo com um objetivo pessoal ou missão de uma empresa. Esse tipo de tarefa é trabalhado de forma mais responsiva, o que contribui para uma produção mais calma, racional e aberta a outras oportunidades.


Essas são descrições muito intuitivas, mas no mundo corporativo acabamos tratando as duas palavras com a descrição de “urgente”, pressionando equipes e setores a entregar tarefas ou produções o quanto antes. Essa atitude reflete tanto na produtividade quanto na qualidade do que está sendo produzido, pois se não há conhecimento sobre o que é prioridade, não há prazo de entrega, e se tudo é prioridade, o trabalho sob pressão diminui a qualidade. Pior ainda: o trabalho de má qualidade gera retrabalho.


Stephen Covey popularizou em seu livro, “The 7 habits of Highly Effective People”, a matriz de decisão de Eisenhower. No livro, ele desenha essa matriz para ajudar as pessoas a distinguir o que é urgente e o que não é urgente, e o que é importante e o que não é importante. A matriz é separada em 4 quadrantes:



Quadrante 1: urgente e importante

O Q1 trata-se das tarefas que, ao mesmo tempo, são importantes e urgentes. São tarefas que requerem atenção imediata e também contribuem para um objetivo a longo prazo. Essas tarefas são, basicamente, crises, problemas e tarefas com prazo de entrega.


Exemplos práticos:

  • Alguns e-mails (como uma oportunidade de negócio que precisa de resposta imediata)

  • Tarefas com prazo final de entrega

  • Tarefas domésticas

  • Saúde em risco


Note que nem todos os exemplos estão relacionados a uma rotina de trabalho, pois a gestão de prioridade funciona em todas as áreas. Com um pouco de planejamento e organização, as tarefas urgentes e importantes podem ser realizadas de modo cada vez mais eficiente. Por exemplo, ao invés de esperar pelo último minuto para trabalhar em um documento super importante, você pode separar um horário específico na sua agenda para se dedicar a isso. Ou, ao invés de esperar por algo estragar para poder consertar, faça manutenções preventivas. Não trabalhe para apagar o fogo, mas para evitar as chamas.


Quadrante 2: não urgente, mas importante

As tarefas do segundo quadrante são aquelas que não tem um prazo final de entrega, mas são as que tem o poder de te levar a se tornar quem você sonha ser. Geralmente, temos objetivos de crescimento e metas, e são essas tarefas que são importantes e não urgentes que, quando praticadas com regularidade, vão te levar cada dia para mais perto de onde você quer chegar.


Por exemplo, talvez não seja em um mês que você vai conseguir desenvolver o hábito da leitura. Porém, lendo uma página por dia, você conseguirá tomar a identidade de um leitor no médio longo prazo. Assim como esse cenário, temos vários outros exemplos, como exercícios físicos, estudos profissionais e educacionais, desenvolvimento pessoal, financeiro, familiar e entre outros.


Exemplos práticos:

  • Planejamento semanal das tarefas

  • Exercícios físicos

  • Tempo em família

  • Leitura de livros

  • Estudos

  • Meditação

  • Planejamento financeiro


Segundo Covey, nós devemos passar mais tempo nas tarefas desse quadrante, uma vez que são elas que promovem mais felicidade e sucesso. Infelizmente, há alguns desafios que nos impedem de cumprir o conselho de Covey: não saber o que é realmente importante e estar focado apenas no presente.


Se você não sabe o que é importante para você, quais são seus objetivos e no que você deveria investir mais tempo, obviamente você nem saberá por onde começar. Ao invés disso, continuará fazendo apenas o que é urgente.

Dica: antes de colocar o conteúdo deste post em prática, dedique um tempo para traçar seus objetivos pessoais.


Como as tarefas desse quadrante não fazem pressão, a tendência é deixá-las para depois, para “algum dia”. Mas esse dia nunca chegará se você continuar esperando para fazer tarefas importantes depois que toda a sua agenda estiver vazia ou um pouco menos ocupada. Até você se aposentar, sua vida vai ficando cada vez mais ocupada. Não deixe para depois.


Quadrante 3: urgente e não importante

Essas são tarefas que requerem atenção, mas não ajudam em uma missão ou objetivo a longo prazo. Geralmente são tarefas de outras pessoas que envolvem a sua ajuda, e nesse caso você pode ajudá-las a definir seus próprios objetivos e prioridades.


Exemplos práticos:

  • Ligações telefônicas

  • Mensagens no WhatsApp

  • A maioria dos seus e-mails

  • Favores solicitados por um colega de trabalho

  • Escrever uma carta de recomendação para um colega


De acordo com Covey, a maioria das pessoas investem seu tempo nesse quadrante pensando que são tarefas do primeiro quadrante pelo fato de serem tarefas que ajudam outras pessoas, e isso faz com que pareçam importantes. O fato de serem tarefas tangíveis também colabora para o tempo gasto nesse quadrante, já que tarefas concluídas trazem satisfação quando são deletadas da checklist.


Entretanto, enquanto essas tarefas são importantes para outras pessoas, elas não são realmente importantes para você. Colocando seus esforços nesse quadrante, você passará muito tempo realizando tarefas, mas não conseguirá ver o resultado delas na sua vida, o que leva à frustração. Dica: você pode (e deve) dizer “não” a algumas tarefas.


Quadrante 4: não urgente e não importante

Essa são atividades mais relacionadas ao lazer e distrações, que não exigem nenhuma entrega ou oferecem uma missão de vida.


Exemplos práticos:

  • Assistir televisão

  • Jogar videogame

  • Ir ao shopping

  • Usar as redes sociais

  • Ir a uma festa


Depois de ler os exemplos práticos, é fácil perceber que também gastamos muito tempo nessas atividades, muitas vezes mais do que deveríamos. Muito do tempo gasto em distrações poderia ser investido nas tarefas do segundo quadrante, por exemplo. Não quer dizer que você deve eliminar essas atividades da sua vida, porque as distrações também devem fazer parte de uma rotina.


Dica: estipule um tempo para essas distrações para não extrapolar e acabar perdendo tempo.



Talvez você começou lendo esse post pensando que a gestão de prioridades fosse um assunto só para gestores de grandes empresas, indústrias, gerentes ou cargos de muita responsabilidade. Mas a gestão de prioridades é para todos e para todas as áreas da vida.


Quando você estiver frente a uma decisão, pergunte a si mesmo, “estou fazendo isso porque é importante para mim ou porque é simplesmente urgente?”. Se você focar nas atividades que são importantes, você terá muito mais prazer em realizá-las, terá mais controle e a sensação de calma, sabendo que está realmente progredindo.


Investindo nas tarefas do Q2, você pode prever ou até mesmo eliminar tarefas do Q1. Equilibre as tarefas do Q3 com as suas necessidades, e aproveite as atividades do Q4 sabendo que você também merece descansar.



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